Contant geld. Hoe kom je ervan af?

Retailers en horeca-exploitanten kunnen op verschillende manieren contante inkomsten bij laten schrijven op een bankrekening. Welke manier voor hun de beste is, hangt van een aantal zaken af. Belangrijke aspecten die de uiteindelijke keuze bepalen, zijn veiligheid, doorlooptijd, volume en kosten. Voor de meeste ondernemers staan de veiligheid van hun personeel, efficiëntie en lage kosten voorop bij de inrichting van hun geldverwerkingsproces.

De voor velen meest voor de hand liggende en directe manier om cash inkomsten tot een girale bijschrijving te verwerken, is via de eigen bank. De ondernemer telt zijn contante inkomsten en brengt de biljetten naar de bank. (Muntgeld houdt hij meestal in huis om te gebruiken als wisselgeld.) Hiervoor verpakt hij de biljetten in een sealbag en stort die af in een bankkluis of geldautomaat. Meestal meldt hij het af te storten bedrag van tevoren aan op de website van zijn bank. De bankt maakt vervolgens het bedrag over naar de rekening van de ondernemer. Eventuele telverschillen worden later verwerkt.

Naar de bank

In dit scenario zijn de kosten min of meer evenredig met de hoeveelheid te verwerken bankbiljetten. De ondernemer of zijn personeel besteedt tijd (= geld!) aan het tellen, verpakken en vervoeren van de bankbiljetten. Regelmatig blijkt dat niet iedere medewerker even betrouwbaar is als het op het het tellen en verwerken van de contante inkomsten van zijn baas neerkomt. Door zelf de sealbags met biljetten naar de bank te brengen, loopt de ondernemer bovendien een veiligheidsrisico. Met geld over straat gaan, trekt criminelen aan. De bank berekent kosten voor de verwerking – doorgaans een bedrag per afstorting en een bedrag per geteld biljet. De doorlooptijd is beperkt te houden door contante inkomsten vaker naar de bank te brengen. Maar dan lopen dus de kosten en de veiligheidsrisico's op.

Transport en directe geldverwerking

Veel retailers en horeca-exploitanten kiezen ervoor om, in het scenario zoals hiervoor beschreven, het vervoer van bankbiljetten uit te besteden aan een waardetransporteur. Die komt, afhankelijk van het volume en de gewenste doorlooptijd, op gezette tijden de sealbags met bankbiljetten ophalen en brengt die naar een geldtelcentrale van de bank. De meeste geldtransportbedrijven kunnen ook zelf contant geld tellen en laten bijschrijven op een bankrekening (we noemen dit directe geldverwerking). Vaak gebeurt dat tegen lagere kosten dan de bank die doorberekent. Door voor het transport een cash-logistieke dienstverlener in te huren, dekt de ondernemer dus vooral de veiligheidsrisico's af. Het verwerkingsproces vraagt nog steeds veel inspanningen, zoals tellen en verwerken van bankbiljetten, en heeft een relatief lange doorlooptijd.

Smart safe registreert en telt

Een variant van het verwerken van contante inkomsten tot een bijschrijving op de bankrekening, waarbij de retail- of horeca-ondernemer of het personeel nauwelijks nog met zijn handen aan de bankbiljetten zit, is die waarbij een slimme kluis wordt ingezet. Zo'n smart safe neemt contante inkomsten in de vorm van bankbiljetten in, controleert die op echtheid, registreert de afstorting en slaat die veilig op. Er zijn modellen die bij de kassa worden geplaatst en geschikt zijn voor een-voor-een inname van biljetten. Andere modellen zijn meer geschikt voor de back-office. Deze nemen snel biljetten in bulk in. Het slimme van zulke kluizen is dat ze – behalve tellen en registreren – communiceren. De ondernemer kan daardoor in een webportal zien welke kassier of caissière welke bedragen, wanneer heeft afgestort. De contante inkomstenstroom kan ook rechtstreeks aan het administratieve systeem worden gekoppeld. Een smart safe die bijna vol is, laat bovendien aan de waardetransporteur weten dat die hem leeg kan komen halen. Het aantal transporten wordt op die manier geoptimaliseerd, waardoor de kosten voor cash-logistiek afnemen. De slimme kluis kan ook de bank van de ondernemer dagelijks laten weten welke contante inkomsten alvast naar zijn bankrekening mogen worden overgemaakt. Dit verkort dan weer de doorlooptijd van het geldverwerkingsproces.

Bijpinnen en cash recycling

Een andere en indirecte manier om contant geld tot een girale bijschrijving te verwerken, is recycling. De bankbiljetten komen in dat geval niet voor verwerking bij de bank of cash-logistieke dienstverlener terecht, maar worden bijvoorbeeld in de winkel of het restaurant weer in circulatie gebracht. Tot een paar jaar terug kon de consument op die manier in de supermarkt bijpinnen. Hij of zij betaalde met de pinpas een groter bedrag dan voor de boodschappen nodig was. Het verschil werd vervolgens contant terugbetaald. Voor de winkelier was dit een handige manier om tegen weinig kosten van contant geld af te komen. De keerzijde was dat er altijd veel geld in de kassalade moest zijn. Bijpinnen bracht daardoor te veel overvalrisico's met zich mee; reden voor veel winkels om ermee te stoppen.
Door bij de kassa een recycler te plaatsen, kunnen retailers dit risico verlagen. Zo'n betaal- en afstortautomaat neemt bankbiljetten in, controleert, registreert en slaat deze veilig op. Wat dat betreft, is het 'gewoon' een slimme kluis. Maar een recycler geeft bovendien wisselgeld terug. Met zo'n systeem is het voor een retail- of horeca-ondernemer te overwegen om zijn klanten bijpinnen als extra service aan te bieden. Het is veilig, vraagt weinig inspanning en het verlaagt de kosten van waardetransport en geldverwerking.

Bankonafhankelijke geldautomaat

Als laatste optie om contante inkomsten op de winkelvloer te recyclen, noemen we de inzet van een bank-onafhankelijke geldautomaat. Met het terugtrekken van de banken uit de infrastructuur voor contant geld, zien we andere aanbieders op de markt verschijnen. Zij plaatsen geldautomaten niet alleen in winkels en supermarkten, maar bijvoorbeeld ook in hotels en restaurants in toeristische gebieden, omdat de exploitant aan het omwisselen van vreemde valuta verdient. Consumenten nemen met hun bankpas of credit card contant geld op. De retail- en horeca-ondernemers vullen de inhoud van de geldautomaat op hun locatie bij met hun eigen contante geldvoorraad. Dit wordt door de exploitant van de geldautomaat natuurlijk netjes geregistreerd, verrekend en verwerkt tot een bijschrijving op de bankrekening van de ondernemer. Deze manier van cash recycling is redelijk veilig en verlaagt de kosten van waardetransport en geldverwerking, maar vraagt wel behoorlijk wat inspanning van de ondernemer.